Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością działa na podstawie umowy, która reguluje wszystkie formalno-prawne kwestie związane z jej funkcjonowaniem. To tam wspólnicy określają m.in. reprezentację, przedmiot działalności spółki, organy i ich początkowy skład. W miarę jak zmieniają się uwarunkowania prawne i gospodarcze, umowa musi być dopasowywana do nowych okoliczności. Umowa spółki z o.o. – jak zmienić?
kiedy wymagana jest zmiana umowy spółki?
Za każdym razem, kiedy wspólnicy chcą wprowadzić do umowy zmiany, które zmodyfikują jej obligatoryjne elementy, konieczna jest zmiana umowy spółki i zgłoszenie ich do KRS. Dotyczy to informacji (umowa spółki z o.o.), o których mowa w art. 157 §1 k.s.h., czyli:
- firmy (nazwy) i siedziby spółki;
- przedmiotu działalności spółki określonego według klasyfikacji PKD;
- wysokości kapitału zakładowego;
- ustalenia, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;
- określenia liczby i wartości nominalnej udziałów obejmowanych przez poszczególnych wspólników;
- czasu trwania spółki.
jak przeprowadzić zmianę umowy spółki?
Pierwszym etapem jest zawsze podjęcie uchwały o zmianie umowy spółki. W jej treści wspólnicy muszą określić dokładną treść nowego fragmentu, najlepiej poprzez jego zacytowanie. Uchwałę podejmuje zgromadzenie wspólników. W tym celu zarząd informuje wszystkich wspólników (listownie, ewentualnie drogą elektroniczną) o terminie i przedmiocie zgromadzenia.
Zasadniczo uchwała może zostać podjęta wyłącznie na zgromadzeniu zwołanym w tym celu. Jedynie wyjątkowo zapada na zgromadzeniu wspólników zorganizowanym z innego powodu lub bez formalnego zgromadzenia. Jeżeli umowa zmieniana jest niejako „przy okazji”, wówczas na spotkaniu muszą być obecni wszyscy wspólnicy, którzy mają udział w kapitale zakładowym i żaden z nich nie może zgłosić sprzeciwu co do uchwały.
Przepisy kodeksu spółek handlowych wprowadzają minimalne quorum, które musi zostać spełnione, aby można było podjąć uchwałę o zmianie umowy spółki. Zgodnie z art. 246 k.s.h. wynosi ono 2/3 głosów, a w przypadku istotnej zmiany przedmiotu działalności spółki – ¾ głosów.
To przełamanie ogólnej zasady, zgodnie z którą uchwały w spółce z o.o. zapadają bezwzględną większością głosów, pozwala na ochronę aktu założycielskiego przed zbyt częstymi modyfikacjami. Co więcej, wspólnicy mogą w umowie wprowadzić surowsze względem ustawowych warunki, ale nie mają możliwości ich złagodzenia.
Jak zgłosić zmianę umowy do KRS?
Uchwała o zmianie umowy spółki z o.o. powinna być następnie zgłoszona do Krajowego Rejestru Sądowego. Dokonuje tego zarząd, korzystając z Portalu Rejestrów Sądowych (PRS) albo S-24, jeśli podmiot został utworzony w tej formie.
Należy zaznaczyć, że sam fakt wprowadzenia zmiany do umowy poprzez system S-24 nie jest jeszcze równoznaczny z jej zgłoszeniem do KRS. Należy tego dokonać osobno.
Uchwały powodujące zmiany w KRS powinny być zgłoszone w terminie 7 dni od ich powzięcia, nie później niż w 6 miesięcy od tej daty. Bezskuteczny upływ terminu sprawi, że uchwała nie wywoła żadnych skutków prawnych.
Jeżeli w wyniku podjęcia uchwały doszło do zmiany danych takich jak adres prowadzenia działalności, adres przechowywania dokumentacji rachunkowej lub adres do korespondencji, zmianę należy zgłosić również do urzędu skarbowego właściwego ze względu siedziby spółki. W tym celu wypełnia się formularz NIP-8 służący do zgłaszania danych uzupełniających.
W jakiej formie można zmienić umowę spółki z o.o.?
Uchwała dotycząca zmiany umowy spółki z o.o. wymaga zachowania formy aktu notarialnego dla protokołu. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy podmiot został utworzony z wykorzystaniem systemu S-24.
Warto pamiętać, że elektroniczny system rejestracji spółek nie daje możliwości wprowadzania wszystkich zmian, a wspólnicy muszą korzystać z gotowego formularza. Odpada m.in. możliwość uprzywilejowania udziałów lub ich przymusowe umorzenie.
Czy za zmianę umowy spółki z o.o. trzeba zapłacić?
Zmiana umowy spółki z o.o. wymaga uiszczenia opłaty sądowej i publikacyjnej. Przy korzystaniu z systemu PRS wynoszą one odpowiednio 250 zł za zgłoszenie zmiany oraz 100 zł za publikację w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. W przypadku systemu S-24 taksa jest nieco niższa i wynosi 200 zł za zgłoszenie zmian i 100 zł za publikację.
Opłaty związane ze zmianą umowy są uiszczane za pośrednictwem odpowiednich systemów teleinformatycznych – PRS lub S24.
Opodatkowanie zmiany umowy spółki z o.o.
Zmiana umowy spółki z o.o. w określonych przypadkach może podlegać opodatkowaniu podatkiem od czynności cywilnoprawnych. Wynosi on 0,5% podstawy opodatkowania i jest zgłaszany na deklaracji PCC-3 w terminie 14 dni od dnia powstania obowiązku podatkowego.
Opodatkowaniu podlega (umowa spółki z o.o.):
- podwyższenie kapitału zakładowego;
- dopłaty;
- przekształcenie lub łączenie się spółek, jeżeli w wyniku transformacji dochodzi do podwyższenia kapitału zakładowego lub wzrostu majątku spółki;
- przeniesienie na terytorium Polski rzeczywistego ośrodka zarządzania spółką albo siedziby, jeśli nie znajdują się na terytorium Unii Europejskiej.
Jeżeli wspólnicy spółki z o.o. mają wątpliwości co do samych zmian lub procedur ich wprowadzania, warto rozważyć skorzystanie z profesjonalnej pomocy prawnej.